Stap over wanneer dezelfde gegevens op meerdere plaatsen staan, klanten blijven vragen waar hun zaken staan en mensen uren kwijt zijn aan het najagen van papierwerk. Probeer eerst een betere spreadsheet of standaardsoftware. Kies maatwerksoftware pas als uw proces ongewoon is of de software mee uw voorsprong op de concurrentie bepaalt.
Zeven signalen dat u aan de spreadsheet ontgroeid bent
- Dezelfde gegevens worden op meer dan één plaats ingetikt.
- Niemand weet zeker welke versie van het bestand de juiste is.
- Klanten mailen of bellen om te vragen waar hun bestelling of boeking blijft.
- Goedkeuringen en papierwerk worden met de hand opgevolgd, en er glipt iets tussendoor.
- Facturen gaan te laat de deur uit omdat iemand de gegevens eerst moet samenpuzzelen.
- Slechts één persoon begrijpt echt hoe de spreadsheet werkt.
- U bent uw werk gaan plannen rond de beperkingen van het hulpmiddel.
Uw opties, eerlijk bekeken
- Een betere spreadsheet: gedeeld, met validatie en een duidelijke eigenaar. Goedkoopst en snelst, en vaak genoeg voor één team met één proces.
- Standaardsoftware: beproefd en snel op te starten, met maandelijkse kosten die meegroeien met het aantal gebruikers. Een goede keuze wanneer uw proces dicht aansluit bij wat het product verwacht.
- No-code-tools: snel in elkaar te zetten en flexibel, maar ze kunnen fragiel en moeilijk over te dragen worden naarmate het proces groeit.
- Maatwerksoftware: gebouwd rond uw proces, uw eigendom, zonder kosten per gebruiker. Een goede keuze wanneer uw proces ongewoon is, wanneer u meerdere tools aan elkaar knoopt of wanneer wat uw klanten zien mee uw voorsprong bepaalt.
Hoe beslist u?
- Kan een betere spreadsheet het probleem oplossen? Zo ja, probeer dat eerst.
- Dekt een kant-en-klaar product het grootste deel van wat u doet, zonder dat u uw proces moet verbuigen? Als vuistregel geldt: dekt het ongeveer vier vijfde, koop het dan.
- Is het ontbrekende stuk iets wat uw klanten zien, of iets wat u een voorsprong geeft? Zo ja, dan neigt het naar maatwerk.
- Blijft het proces minstens een jaar stabiel? Verandert het elke maand, los dan eerst het proces op voordat u er software omheen bouwt.
Wat u voorbereidt voordat u met een softwareontwikkelaar praat
- Wie het proces vandaag gebruikt en wie het nog meer zou moeten gebruiken: klanten, medewerkers, boekhouding, partners.
- De stappen van het eerste contact tot de betaling, op volgorde.
- De documenten en gegevens die erbij komen kijken, met van elk één echt voorbeeld.
- De tools waarmee het moet verbinden, zoals boekhouding of e-mail.
- Hoe “af” eruitziet, in een of twee zinnen.
Hoe een goede eerste versie eruitziet
Een werkend systeem met echte schermen in de eerste week, daarna elke week een demo, en echte gegevens vóór de livegang. Voor een boekings- of portaalsysteem is een eerste versie in zes tot acht weken realistisch. Die van ons werd ongeveer acht weken na de opdracht opgeleverd.
Wat het kost
Dat hangt vooral af van hoeveel soorten gebruikers er zijn, met hoeveel tools het systeem verbindt en hoeveel regels het moet afdwingen. Ons eigen boekingsplatform, met een klantenportaal, een back-office en vijf gebruikersrollen, kostte rond € 10.000. In onze prijsgids ziet u wat u mag verwachten voor verschillende soorten projecten.
Rode vlaggen in een voorstel
- Een uurtarief zonder plafond en zonder vaste afbakening.
- Geen werkende demo tot het einde.
- De code of de accounts zijn niet van u.
- Geen plan om uw bestaande gegevens over te zetten.
- Een prijs die komt voordat iemand gevraagd heeft hoe uw proces werkt.
Vragen die mensen stellen
Hoe lang duurt een boekingssysteem op maat?
Een eerste werkende versie duurt meestal zes tot acht weken, afhankelijk van de omvang. U zou elke week echte schermen moeten zien.
Is de software dan van mij?
Dat zou zo moeten zijn. Vraag dat de code en de hostingaccounts vanaf het begin onder uw controle staan, en vermijd regelingen met een licentievergoeding aan de ontwikkelaar.
Kan het koppelen met onze boekhouding of e-mail?
Meestal wel. Integraties zijn een van de belangrijkste dingen die de prijs bepalen, dus som ze op voordat u een offerte vraagt.
Wat als ons proces na de livegang verandert?
Dat is normaal. Een systeem dat in wekelijkse stappen is gebouwd, is makkelijker aan te passen, en een onderhoudsplan of een vervolgproject dekt wijzigingen na de livegang.